書類には穴を開けず綴じないことで、滞留しない仕組みとする
日付
2022/05/07
カテゴリー
習慣化・仕組み化
いつの間にか机の引き出しやキャビネットに溜まっていく代表格といえば、紙の書類。
ファイリング技術で整頓しても、かけた労力ほど活用されないのが現実。
これを解決するのが、「穴を開ける」「綴じる」をやめて、「投げ込む」だけに変える方法。
早速、ご紹介しましょう。
紙書類の整頓は見た目はきれいだが、「穴を開ける」「綴じる」ことが滞留させる原因にもなる
これまで、会議資料などをフラットファイルやリングファイルなど「綴じる」ファイル用具に入れていましたが、まずはこれを止めました。
書類に穴を開けてファイルに綴じ込むと、書類はそのままそこに固定されて場所を占有してしまいます。
書類には活用される賞味期限があるはずなのに、穴を開けて綴じた途端に、無期限で居座る存在に。
「穴を開ける」「綴じる」という行為が、書類という「情報」を運ぶものを、場所をとるだけの「モノ」にしてしまう原因だと考えたのです。
ストック書類はデジタル化し、フロー書類はクリアーホルダーに「投げ込む」だけで管理する
そこで、書類を「ストック」と「フロー」に分類。
一度使用されたのち一定期間保存する書類はストックとして、デジタルファイルを原本として共有サーバーに保存することにしました。
さらに、仕掛中の書類はフローとして、クリアフォルダーへ「投げ込む」だけに。
穴も開けませんし、綴じることもしません。
クリアフォルダーに投げ込むだけなので、固定されることなく流動性を確保。
クリアフォルダーがパンパンになってきたら、一度全部取り出して、「ストックへ移行／フローを継続／廃棄」のいずれかに分けます。
これで、書類が使われずに滞留することが無くなりました。
まとめ
穴を開ける・綴じるは「整頓」ですが、その前に「整理」することが必要。
整理してスリムになってから整頓しないと、溜まるだけ溜まって活用されないのは当然のことだったのです。
整理しやすくする仕組みが、「投げ込む」だけの管理方法。
流動性を確保すれば、書類はきちんと「ストックへ移行／フローを継続／廃棄」のいずれかに分類されるようになり、見境なく膨らみ続けることもありません。
まずは、「書類はきれいに綴じるもの」という思い込みを捨てることから始めてみましょう。